Regulamin zgłoszeń
Regulamin dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i działań następczych
Na podstawie art. 24 ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928; dalej: ustawa) oraz Dyrektywą Parlamentu Europejskiego I Rady (U) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, spółka Bachleda Luxury Properties Sp. Z o. o ustanawia niniejszy regulamin:
§ 1 [Słownik regulaminu]
Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia oznaczają:
1) zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazane spółce informacji o naruszeniu prawa;
2) zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazane informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu;
3) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
4) informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5) sygnalista – osoba fizyczna spełniająca łącznie warunki:
a) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego albo ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą na rzecz podmiotu prawnego albo w związku z tą pracę,
b) przekazanie informacji o naruszeniu prawa dotyczy jednej z następujących dziedzin prawnych:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE,
- rynku wewnętrznego UE, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela – w relacji jednostki z organami władzy publicznej (niezwiązane z dziedzinami wcześniej wskazanymi),
c) posiadanie statusu obecnego lub byłego: pracownika, pracownika tymczasowego, osoby świadczącej pracę na innej podstawie, np. umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorca, wykonawca dzieła, menedżer kontraktowy), współpracującego przedsiębiorcy, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysty, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza, żołnierza lub osoby
dopiero ubiegającej się o zatrudnienie w takim charakterze,
d) działanie w dobrej wierze – w momencie dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego albo ujawnienia publicznego sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana informacja jest prawdziwa i, że stanowi informację o naruszeniu prawa;
6) podmiot prawny – podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
7) podmiot prywatny – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości
prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawca, jeżeli
nie są podmiotami publicznymi;
8) podmiot publiczny – podmiot wskazany w art. 3 ustawy z 11.08.2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1524), czyli m.in. jednostki sektora finansów publicznych; inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej; inne państwowe osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o zasięgu powszechnym niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeśli wcześniej wymienione podmioty pojedynczo lub wspólnie bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot finansują je w ponad 50% lub posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
9) organ publiczny – należy przez to rozumieć organ administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu; właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;
10) działanie następcze – działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
11) zespół – należy przez to rozumieć zespół złożony z osób upoważnionych;
§ 2 [Zespół ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych]
1. Rolę zespołu ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych pełni Dział HR spółki, mieszczący się w Krakowie przy ul. Zwierzynieckiej 29/202. Kwestie z tym związane koordynuje i nadzoruje Dyrektor Generalny Bachleda Luxury Hotel przyjmujący strony w Krakowie, Pl. Kossaka 6.
2. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego upoważniona osoba dokonuje rejestracji zgłoszenia.
3. Osoba zatrudniona w Dziale HR, która ma uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia co do swojej bezstronności lub uczciwości w zakresie dokonanego zgłoszenia wewnętrznego (np. sygnalistą bądź podejrzanym jest członek jej rodziny, przyjaciel czy przeciwnik sądowy), przekazuje je Dyrektorowi Generalnemu hotelu. Po szybkiej weryfikacji zasadności wątpliwości lub zastrzeżeń Dyrektor Generalny natychmiast (najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego) odsuwa ją od prowadzenia danego zgłoszenia wewnętrznego i jakiegokolwiek dostępu do niego.
4. Osoba wskazana w ust. 3 nie może uczestniczyć w żadnym dalszym postępowaniu dotyczącym zgłoszenia wewnętrznego.
§ 3 [Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę]
1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonywane:
1) pisemnie pocztą na adres korespondencyjny Bachleda Luxury Properties sp. z o .o . ze wskazaniem osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń;
2) elektronicznie poprzez link do systemu przyjmowania zgłoszeń www.bachledaluxuryhotel.sygnalizuj.pl;
3) ustnie podczas rozmowy telefonicznej ze wskazaną osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń.;
4) ustnie podczas spotkania bezpośredniego ze wskazaną osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń.
2. Sygnalista ma prawo dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie, a zespół ds. przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych musi mu to umożliwić.
3. Dokonując zgłoszenia wewnętrznego (ustnego czy pisemnego), sygnalista musi podać co najmniej:
a) swoje imię i nazwisko,
b) jego status wobec podmiotu prawnego uzasadniający nadanie mu statusu sygnalisty (np. pracownik, zleceniobiorca, członek zarządu),
c) adres do kontaktu, czyli adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej,
d) opis zgłoszenia wewnętrznego (uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa),
e) ew. osobę, której dotyczy zgłoszenie, czyli osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba z nią powiązana.
§ 4 [Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę]
1. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego upoważniona osoba dokonuje rejestracji zgłoszenia i przekazuje zgłoszenie Dyrektorowi Hotelu.
2. Zespół dokonuje wstępnej weryfikacji formalnej oraz merytorycznej i w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdza zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego oraz informuje, czy zgłaszający będzie korzystał z ochrony przed działaniami odwetowymi.
3. Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia istnieje pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia.
4. Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym, upoważniona osoba może skontaktować się ze zgłaszającym poprzez wskazane dane kontaktowe na każdym etapie sprawy.
5. Zgłoszenie dokonane w oparciu o przepisy Regulaminu podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, za którego prowadzenie odpowiada wyznaczony pracownik z Wydziału Organizacji i Nadzoru upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszeń.
6. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się w szczególności dane dotyczące:
1) numeru sprawy;
2) przedmiotu naruszenia;
3) daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
4) informacji o podjętych działaniach następczych;
5) daty zakończenia sprawy.
7. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest na platformie www.sygnalizuj.pl
§ 5 [Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego]
1. Zespół ds. działań następczych potwierdza sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
2. Potwierdzenie następuje pisemnie: elektronicznie poprzez odpowiedź na platformie sygnalizj.pl lub osobiście do rąk sygnalisty, listem poleconym wysłanym pod adres wskazany przez sygnalistę w zgłoszeniu.
3. Dokumenty poświadczające dokonanie potwierdzenia zespół ds. działań następczych gromadzi w aktach (teczce) danego zgłoszenia wewnętrznego.
§ 6 [Obowiązek podjęcia działań następczych
postępowanie wyjaśniające]
1. Zespół ds. działań następczych ma obowiązek podjąć niezwłocznie i z należytą starannością działania następcze, na które składają się: postępowanie wyjaśniające, postępowanie kontrolne i działania naprawcze.
2. Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego zespół ds. działań następczych wszczyna postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie, czy podejrzenia sygnalisty co do zaistniałego lub przyszłego naruszenia prawa albo co do próby ukrycia naruszenia są uzasadnione (weryfikacja prawdziwości informacji podanych w zgłoszeniu wewnętrznym).
3. Postępowanie wyjaśniające polega na przeprowadzeniu z należytą starannością oraz z poszanowaniem praw osób i podmiotów zainteresowanych dochodzenia weryfikującego prawdziwość informacji podanych w zgłoszeniu wewnętrznym, podczas którego zespół ds. działań następczych ma prawo:
a) rozmawiać z osobą, której zgłoszenie dotyczy, z jej współpracownikami oraz z innymi osobami zatrudnionymi w podmiocie prawnym czy z nim współpracującymi,
b) badać stan magazynowy poszczególnych komórek podmiotu prawnego, stan jego rachunków bankowych, stan sprzętu, urządzeń, maszyn i innych składników majątkowych podmiotu prawnego,
c) wglądu do wszystkich dokumentów będących w posiadaniu podmiotu prawnego, w szczególności umów, list płac, kosztorysów, a w przypadku dokumentów, których ujawnienie mogłoby narazić podmiot prawny na szkodę (tj. opatrzonych klauzulą poufności) – za zgodą Dyrektora Generalnego Hotelu,
d) dokonywać oględzin pomieszczeń budynków stanowiących własność bądź będących w posiadaniu podmiotu prawnego, przeglądać nagrania z kamer czy innego sprzętu nagrywającego,
e) prowadzić dalszą komunikację z sygnalistą w sposób przez niego wskazany, w tym pozyskiwać od niego kolejnych informacji,
f) zasięgać w razie potrzeby porady prawnej lub innej w celu wyjaśnienia wątpliwości czy kontrowersji pojawiających się w trakcie postępowania wyjaśniającego albo zatrudniać docelowo zewnętrznych ekspertów (np. prawników specjalizujących się w przeciwdziałaniu praniu pieniędzy czy handlowi ludźmi, albo ekonomistę praktyka w przekształcaniu spółek).
4. Należyta staranność, z jaką zespół ds. działań następczych przeprowadzania postępowanie wyjaśniające, polega m.in. na:
a) obowiązku poinformowania osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy o wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego i wszczęciu postępowania wyjaśniającego i o konieczności składania wyjaśnień rzetelnych i zgodnych z prawdą,
b) pouczeniu osób, z którymi zespół ds. działań następczych toczy rozmowy podczas postępowania wyjaśniającego, o konieczności składania wyjaśnień rzetelnych i zgodnych z prawdą,
c) dokumentowaniu każdej czynności podejmowanej w toku postępowania wyjaśniającego (np. nagranie rozmowy wyjaśniającej, protokół z oględzin magazynu) i umieszczaniu dokumentów w teczce danego zgłoszenia wewnętrznego,
d) odpowiednim dokumentowaniu dowodów znalezionych w toku czy w związku z postępowaniem wyjaśniającym oraz umieszczaniu ich w teczce danego zgłoszenia wewnętrznego,
e) przetwarzaniu danych osobowych osób udzielających wyjaśnień w toku postępowania wyjaśniającego zgodnie z rozporządzeniem RODO,
f) toczeniu postępowania wyjaśniającego z szacunkiem i poszanowaniem praw i słusznych interesów każdej osoby czy jednostki powiązanej z postępowaniem wyjaśniającym, w tym sygnalisty, w sposób równoważący interesy podmiotu prawnego,
g) udzielaniu na wniosek jakiejkolwiek osoby czy jednostki powiązanej z postępowaniem wyjaśniającym jasnych, przejrzystych, zrozumiałych i cierpliwych odpowiedzi nt. przyczyny wszczęcia postępowania wyjaśniającego, zadawania pytań, czy jego skutków,
5. Postępowanie wyjaśniające powinno trwać maksymalnie 14 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a w razie potrzeby wyjaśnienia zawiłości prawnych czy innych kontrowersji – wolno je przedłużyć jednorazowo, maksymalnie o kolejne 14 dni.
6. O przedłużeniu postępowania wyjaśniającego zespół ds. działań następczych ma obowiązek powiadomić sygnalistę oraz osobę, której zgłoszenie dotyczy.
7. Jeśli postępowanie wyjaśniające w sposób oczywisty nie potwierdziło zasadności podejrzeń sygnalisty, zespół ds. działań następczych odstępuje od dalszego badania zgłoszenia oraz informuje o tym sygnalistę, podając przyczynę, oraz osobę, której zgłoszenie dotyczy.
§ 7 [Postępowanie kontrolne]
1. Jeśli postępowanie wyjaśniające potwierdziło podejrzenia sygnalisty przekazane w zgłoszeniu wewnętrznym (tj. prawdziwość informacji podanej w zgłoszeniu wewnętrznym), zespół ds. działań następczych wszczyna postępowanie kontrolne, informując o tym sygnalistę i osobę, której zgłoszenie dotyczy.
2. Podczas postępowania kontrolnego zespół ds. działań następczych ma już niemal pewność, że doszło do sygnalizowanego naruszenia. Celem postępowania kontrolnego jest ustalenie skali tego naruszenia, jego negatywnych skutków finansowych i innych dla podmiotu prawnego oraz w konsekwencji – podjęcie działań mających je wyeliminować bądź zminimalizować (tzw. działania naprawcze).
3. Zespół ds. działań następczych prowadzi postępowanie kontrolne według zasad należytej staranności określonych w § 5 ust. 4 niniejszego regulaminu oraz korzysta z uprawnień określonych w § 5 ust. 3 niniejszego regulaminu.
4. Postępowanie kontrolne powinno trwać maksymalnie 3 miesiące od dnia jego wszczęcia. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zespół ds. działań następczych, za zgodą Dyrektora Generalnego hotelu, może je wydłużyć maksymalnie o 1 miesiąc.
§ 8 [Działania naprawcze]
1. Po ustaleniu w trakcie postępowania kontrolnego skali zjawiska potwierdzonego naruszenia, osób winnych, negatywnych skutków finansowych i innych (np. wizerunkowych) dla podmiotu prawnego zespół ds. działań następczych, pod nadzorem Dyrektora Generalnego Hotelu, sporządza raport z przeprowadzonych działań następczych.
2. Raport z przeprowadzonych działań następczych opisuje podjęte przez zespół ds. działań następczych działania w ramach postępowania wyjaśniającego i kontrolnego oraz przedstawia wnioski co do konkretnych działań naprawczych mających na celu:
• ukarania osób winnych,
• eliminacji bądź minimalizacji negatywnych skutków finansowych i innych dla podmiotu prawnego,
• zapobieżenia powstaniu naruszenia prawa w przyszłości.
3. Wnioski co do konkretnych działań naprawczych mogą w szczególności
obejmować postulaty:
a) skierowania oskarżenia do prokuratury czy złożenia pozwu przeciwko osobie winnej o wypłatę odszkodowania,
b) złożenia skargi do odpowiedniej instytucji publicznej,
c) wszczęcia postępowania dyscyplinarnego w obrębie podmiotu prawnego wobec osoby winnej czy też dyscyplinarnego zwolnienia jej z pracy,
d) rozpoczęcia szczegółowej kontroli w konkretnym dziale podmiotu prawnego czy też kontroli międzydziałowej w konkretnym obszarze merytorycznym,
e) weryfikacji w określonym aspekcie wewnątrzzakładowych regulaminów, układów, zarządzeń, porozumień zbiorowych i statutów.
4. Raport z przeprowadzonych działań naprawczych Dyrektor Generalny Hotelu przekazuje niezwłocznie Zarządowi spółki, który decyduje o wyborze i kolejności realizacji wniosków.
§ 9 [Informacja zwrotna dla sygnalisty]
1. Zespół ds. działań następczych przekazuje sygnaliście informację zwrotną nt. podjętych działań następczych w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego albo od dnia upływu 7 dni na dokonanie tego potwierdzenia.
2. Jeśli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, ust. 1 nie stosuje się.
3. W informacji zwrotnej określa się m.in.:
a) stan działań podjętych przez zespół ds. działań następczych na dzień udzielenia informacji zwrotnej (m.in. omówienie wyników postępowania wyjaśniającego i kontrolnego),
b) informacje nt. stosowanych sposób ochrony danych osobowych sygnalisty i samego sygnalisty,
c) jeśli doszło już do podjęcia działań naprawczych – stan prowadzonych działań naprawczych.
§ 10 [Działania odwetowe]
1. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie w kontekście związanym z pracą zgłaszającego, któremu przyznana została ochrona w oparciu o przepisy niniejszego Regulaminu, w tym zabrania się stosowania względem zgłaszającego wszelkich działań odwetowych, jak również groźby lub próby ich zastosowania.
2. Zabronione jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie zgłaszającego pozostające w związku z dokonanym zgłoszeniem, w szczególności stosowanie działań odwetowych w zakresie:
1) odmowy nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) nie zawarcia umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżenia wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu;
6) pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą;
7) przeniesienia pracownika na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazania innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
10) niekorzystnej zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej oceną wyników pracy lub negatywnej opinią o pracy;
12) nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) wstrzymania udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
14) nieuzasadnionego skierowania na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
15) działania zmierzającego do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
§ 11 [Ochrona osób dokonujących zgłoszenie]
1. Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie jej dokonywania i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa, bez względu na to, czy w toku postępowania doszło do potwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa.
2. Przepis § 11 ust. 2 stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego.
3. Potwierdzenie zastosowania względem zgłaszającego działań odwetowych w związku z dokonanym zgłoszeniem stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności pracowniczej oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
4. W związku z realizowaną ochroną przed działaniami odwetowymi pracownicy upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń naruszeń monitorują sytuację kadrową zgłaszającego.
5. Działania podejmowane w zakresie ochrony osób dokonujących zgłoszenia naruszeń obejmują przede wszystkim:
1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
3) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dyscyplinarnymi.
6. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
§ 12 [Zgłoszenie w złej wierze]
1. Świadome zgłoszenie dokonywane w złej wierze – zawierające nieprawdziwe informacje jest niezgodne w prawe.
2. Osoba poszkodowana w wyniku świadomego zgłoszenia lub ujawnienia nieprawidłowych informacji ma prawo dochodzić odszkodowania lub zadośćuczynienia bezpośrednio od Zgłaszającego.
3. Zgłaszający dokonujący zgłoszenia w złej wierze nie podlega ochroni określonej w § 11.
§ 13 [Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych]
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne to ustne lub pisemne przekazanie, począwszy od 25 grudnia 2024 r., Rzecznikowi Praw Obywatelskich (dalej RPO) albo organowi publicznemu, albo w stosownych przypadkach – instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacji o naruszeniu prawa.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez RPO albo organ publiczny.
4. RPO oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
5. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego ustnie, pisemnie lub dokumentowo.
§ 14 Ochrona danych, zasady zachowania poufności tożsamości oraz postępowanie z dokumentacją]
1. Administratorem Danych Osobowych zawartych w rejestrze, o którym mowa w niniejszym Regulaminie jest Spółka.
2. Dane Osobowe zgromadzone w ramach wykonywania działań wskazanych w Regulaminie chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz obowiązującymi w Spółce regulacjami wewnętrznymi w zakresie ochrony danych osobowych.
3. Dane Osobowe Zgłaszającego pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.
4. Zapisu zawartego w punkcie 3 powyżej nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
5. Spółka, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza Dane Osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Dane Osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia oraz Dane Osobowe zawarte w Zgłoszeniach bezpodstawnych nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie takich danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Dane Osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub prowadzeniem postępowania wyjaśniającego oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub w którym zakończono postępowanie wyjaśniające i Działania następcze z nich wynikające lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 15 [Postanowienia końcowe]
1. Niniejszy regulaminy pozostaje do wglądu każdej zainteresowanej osoby w Dziale HR.
2. Regulamin zostanie niezwłocznie podany do wiadomości osób wykonujących pracę w spółce, przez jego umieszczenie na platformie Teams w zakładce Prawo pracy.
3. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do publicznej wiadomości osób wykonujących pracę w podmiocie prawnym, w sposób określony w ust. 2.